Los libros diarios en Openerp

En Openerp se pueden llevar a cabo dos controles sobre los libros diarios que son:

• controles sobre las cuentas y
• controles de acceso según los grupos de usuarios.

Algo de esto, también se puede aplicar a toda la gestión de derechos que se detalla en el capítulo sobre administración. Así por ejemplo para evitar errores en la selección de cuentas al introducir los asientos, puede establecer condiciones sobre las cuentas generales que se pueden utilizar en un libro diario específico. Para eso, hay que listar todas las cuentas válidas en un segundo separador Controles de asiento. Si no se codifica ninguna cuenta, Openerp no aplica ningún control sobre los asientos contables. Mientras que si se hace un listado de las cuentas que se pueden utilizar en el libro diario, Openerp no permitiría introducir ningún asiento cuya cuenta no esté en el anterior listado.Esta verificación se efectuará al guardar el asiento.

Por ejemplo, podríamos especificar en un diario de ventas que solamente se puedan utilizar cuentas marcadas “a cobrar”, “impuestos” e “ingresos”, de forma que no se pueda por error contabilizar un pago o una compra o un asiento de amortización de activos. Otro ejemplo: En un libro diario bancario se puede limitar el uso de cuentas únicamente de ese banco y sin clases 1 y 5, lo que impide que el usuario anote asientos erróneos en ese libro diario. Para iniciar los controles por usuarios que tienen el derecho de trabajar o no en cada libro diario, complete la lista de los grupos de usuarios con acceso al libro diario en el separador ‘Grupos de acceso’(‘Access group’). El principio es el mismo que para las cuentas: si no se especifica ningún grupo, no hay control sobre los derechos de acceso, mientras que si se asignan grupos, el usuario debe pertenecer por lo menos a uno de ellos para trabajar en ese libro diario.

En el capítulo de administración se detalla la gestión experta de los grupos de usuarios. Establecimiento de vistas de diario Openerp permite indicar que campos y en que orden deseamos abrir un diario concreto. Por defecto Openerp trae dos modos de vista: el “journal view” para casi todos los diarios y el “cash journal view” para los diarios de tesorer ía Es posible crear nuevas vistas o modificar las anteriores. Como ejemplo vamos a modificar la vista del diario de tesorería. Para ello abrimos un diario y pulamos el botón que aparece en el gráfico como abrir este recurso.

Observamos que se nos abre una vista de diario más específica como la que se detalla en la imagen adjunta:

El programa nuestra la vista anterior, en donde podemos ver los campos en inglés, su secuencia, si son obligatorios. Por ejemplo, el campo Name, (nombre), es obligatorio y se muestra en tercer lugar de la vista. Podemos modificar estas líneas e incluso añadir líneas nuevas, si en algún momento nos interesa cambiar este apartado. En general no será necesario crear nuevas vistas pero es posible que en algún momento nos interese cambiar el orden de las columnas, etc.

Para poder borrar facturas, el diario al que asociemos los asientos contables debe tener activado la casilla PERMITIR CANCELACIÓN DE ASIENTOS

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