Los períodos en Openerp

Los períodos son la pieza fundamental en el manejo de tiempos y controles de escrituras en OpenERP.

Cuando creamos un nuevo ejercicio fiscal el programa nos propone dividirlo en períodos mensuales (12) o trimestrales (4). La decisión no es trivial ya que dependiendo de qué tipo de información vayamos a solicitar de nuestra aplicación será más conveniente crear períodos más o menos largos. En principio, deberíamos crearlos con la misma periodicidad con la que generamos nuestra información contable.

En muchas empresas la información es trimestral y en otras es mensual. En muchas empresas se presentan informes mensuales pero trimestralmente es cuando se realizan inventarios, se presentan liquidaciones de impuestos (IVA) etc. OpenERP está diseñado para poder solicitar información contable a nivel de períodos (o de fin de período) más que a nivel de fechas. Por defecto no puedo solicitar un estado de cuentas a 14 de marzo, sino que tengo que acudir a fechas de final de período (31 de Marzo en este caso). Existen extensiones y módulos que permiten calcular informes en fechas concretas pero no están dentro de la distribución oficial (por lo menos de momento).

Los períodos pueden cerrarse. En el momento que un período está cerrado no puede realizarse ningún apunte sobre el mismo. Esta funcionalidad está bien para las declaraciones de impuestos: cierro un período, liquido el impuesto y no permito la inserción de nuevos asientos o facturas en el período liquidado.

¿Que hacemos si llega una factura de proveedor correspondiente a un ejercicio cerrado?. El programa nos permite contabilizarla en su fecha real, pero en un período distinto al que le correspondería. De esta manera evitamos que se nos traspapelen facturas y todo queda declarado. Uno de los problemas al generar los períodos de forma automática es que si pulsamos varias veces o repetidamente los botones generaremos múltiples períodos, solapándose unos períodos con otros.

Por otro lado, Openerp permite solapar períodos, pero sólo los correspondientes a asiento de apertura y al de cierre del ejercicio del 31 de diciembre. Si se utiliza el asistente de configuración, esta opción ya se carga automáticamente. Otro de los problemas es que el nombre de los períodos trimestrales establecidos por defecto son del tipo “01/03 – 31/03” lo cual a veces puede despistar a la hora de seleccionar un período. Es recomendable cambiar los nombres manualmente a textos como “2008_1T” para el primer trimestre, etc.